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做了10年项目经理,为什么项目还是做的如此痛苦?
项目具有临时性、独特性和渐进明细的特征,想做好项目,管理好项目团队并不容易,这是我们对项目管理最基本的认知。但做了几年项目后,面对一个新项目依然会感觉束手无策,问题究竟出在哪?
很显然,问题的本身不在项目本身,而是起因于项目经理“基本功”的不足。接下来,我们围绕项目经理“基本功”这个核心主题,一起聊聊项目经理如何才能强化“基本功”?文章内容过长,将分为上、下篇。上篇将分两部分分享:
1. 什么是项目经理的“基本功”?2. 项目经理必须基本功有哪些?如何培养?
什么是项目经理的“基本功”?
从抽象的概念来看,项目经理的“基本功”,就是项目经理所必须掌握的基本知识和技能。但从工作角度出发,简单的定义似乎支撑不起“基本功”的内核。为了方便于大家理解,我们结合案例来理解。 小王是某家互联网企业的项目经理,兼顾几个项目是常有的事。手拿多个项目项目资源紧张是必然的,那么合理的分配资源就非常重要了。为了做好、做到这一点,小王发起了“需求前置会议”的流程,为了保证会议有效且高效,针对会议做出了两个文档,并提出发给参会人员:
文档一:对会议目标进行“翻译”
开会时,人越多、角色越多,控场越难。为了确保能够快速且准确地锚定“会议核心”,小王项目从业务角度出发,对会议目标进行了“翻译” ,明确重要性:
1)会议是什么?
2)为什么要开这个会?
3)为什么现在开?
文档二:对讨论的内容进行确定
将项目现阶段需要解决的问题详细的列出,针对所列问题写下自己的初步想法。参会人员再根据这份文章提出自己想法,会议上集中讨论。 看起来一个不起眼的工作环节,但的确体现了项目经理的基本功。首先,小王知道这个阶段紧急且重要的工作是什么,不是“胡子眉毛一把抓”;其次,开会是用来解决问题,小王提前框定问题,提出初步解决方案,就能避免“走过场”的无效会议。
结合这个案例,我们可以将“基本功”理解为:贯穿于工作全环节的底层工作逻辑,包括流程、工具方法、技巧和个人经验等,它能够帮助你抓住工作重点,提高工作效率以及成功率,还能一直指引你做正确、并且能落地的事。
项目经理必须基本功有哪些?如何培养?
有些项目经理工作多年,但面临新接手的项目依旧很痛苦,主要原因就是“基本功”不足。从工作的角度来说,所谓“基本功”都是项目经理必须要学习和练习的东西,它包含但不仅限于书本上的理论知识与方法技巧。
这种“基本功”的训练,一定要经过一个漫长且痛苦的过程,它不是你看几篇文章、听几节课就可以应用自如的,它必须经过练习,反思,实践,才能真正的吸收和应用。项目经理“基本功”到底是什么呢?我们可以将它分成三个部分:
第一 目标、路径、资源
第二 管人的能力
第三 深度复盘和专业沉淀
今天,我们先讲第一个必修“基本功”,准确管理项目目标、路径与资源。我们对它们分别进行梳理:
1. 管理目标的能力 不少项目经理都有这么一个通病,拿到项目就开始干,而不是第一时间对项目目标进行思考。不管你是资深项目经理还是初生代项目经理,拿到项目后,第一时间要对整个项目目标进行思考。 目标一定是项目管理工作中的第一思考要素,因为不是所有的项目目标都是合理的,在项目需求不断更新变化的情况下,项目的成本、质量和时间是这三个维度,是相互制约的,只要调整其中的任意维度,另外两个就会被影响。因此,对项目目标进行管理是一种最有效的手段,也是项目经理必备能力。
怎么做好目标管理呢?简单来说,目标管理就是清晰目标。为了让大家更好地理解,我们举个例子:工期30天,做一个能够及时更新公司新上线的产品信息系统。 案例中,项目清晰的目标就是业务部门需要的系统按时上线。判断项目目标是否清晰,能否满足需求,我们可以通过三个问题判断:
1)项目准确的上线时间;
2)产品需要什么样的功能;
3)产品的验收流程是什么。 有了明确的目标及上线时间后,要对目标进行分解工作,其实对项目目标逐层展开和向下分解。根据“系统上线”这个目标,倒推出项目可分成几个阶段、每个阶段的时间节点,以及每个阶段的目标可分解成多少工作包,每个工作包可拆分成多少个不同的活动任务目标。
2. 规划路径的能力
规划路径,就是计划如何达到这个目标。就像开车一样,到达目的地路径有很多种,但每一种所花费的时间、精力是不同的。置身于项目管理中,就是规划项目的思路。 很多项目经理没有应对风险和解决问题的思路,总是依靠多年做项目的经验,当不同的项目中遇到不同的问题时,就容易变得束手无策,其实这是缺乏应对思路的表现。用开车来比喻,就是不熟悉路况。比如,前往上海浦东机场,可乘坐2号线、机场大巴或磁悬浮这三种公共交通。如果你只知道2号线,那么另外两种路径你当然不知道。 作为项目经理,我们对信息的接受力要更强,要有更多的探索能力、去发现,才能打开做事情的思路,才能规划好合理的路径。
3. 将资源价值最大化 项目管理的资源,是指要达到这个项目目标,在这个路径上你需要投入多少资源,包括时间,人力、专业技能和金钱成本等等,而每个人的资源又是不同的,因此我们要找到资源的最佳效用,实现价值最大化,也就是要有“择优思维”。 实际项目中,每个项目经理遇到的场景也会有很大差别,就算同样场景下也没有标准答案。择优思维,就是项目经理从整体出发,搞清楚项目最重要的目标是什么,对项目本身进行综合评估后,再作出判断和抉择。
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